Memelihara dan Mengatur Kantor

Pada umumnya pegawai selain mengatur pekerjaan sehai-hari juga dibebani mengatur semua perlengkapan, sarana pekerjaan, agar pekerjaan lancar. Pegawai kantor harus merasa ikut bertanggung jawab atas kebersihan kantor, kerapian, kelancaran, efisiensi pekerjaan kantor tanpa menilai pegawai tingkat manapun.

Mereka harus menjaga peralatan yang menjadi tanggung jawab mereka, seperti mesin ketik, mesin hitung, telepun, mesin pendekte, meja tulis, kursi, lemari, filling cabinet, dan Iain-lain terpelihara dengan baik serta selalu dalam kondisi prima. Dihindarkan supaya pegawai jangan beranggapan bahwa kepunyaan kantor adalah milik kantor, jadi semua pegawai mempunyai rasa memiliki.

Pimpinan setiap unit harus menekankan kepada seluruh karyawan bawahannya untuk menghargai barang milik kantor, seperti barang milik pribadi artinya dipelihara, dirawat, serta dijaga kelestariannya.

Memelihara Kantor beserta perlengkapannya bukan hanya tanggung jawab kepala kantor melainkan seluruh pagawai dari tingkat rendah sampai tingkat atas. Belajar menghargai barang milik umum merupakan kewajiban setiap pegawai, demikian pula menjaga kelestariannya.

Alangkah buruknya kesan seseorang terhadap kantor kalau ruangan para pegawai penuh abu rokok dan puntung rokok. Meja dengan coreng moreng tinta di atasnya, map bertumpuk di meja dengan debu cukup tebal, kertas berserakan di lantai. Sudah pasti dapat dihindarkan jika pegawai menjaga serta mengatur setidak-tidaknya bagiannya sendiri dengan sebaik-baiknya.

Meja dan kursi dijaga kebersihannya, demikian juga mempunyai permukaan yang rapi, membuang abu rokok pada tempatnya, membuang kertas pada tempatnya. Jangan membiasakan abu rokok dan puntung rokok penuh di asbak. Hal yang nampak kecil ini akan berakibat timbulnya kesan negatif pada diri sendiri anda serta kantor anda. Pemeliharaan dan mengatur tempat bekerja serapi mungkin.

Kantor yang baik adalah kantor yang selalu bersih, rapi, tenang. Disamping beberapa faktor yang perlu diperhatikan, diantaranya adalah:

1. Kebersihan kantor

Kantor itu harus juga merupakan satu gedung yang representatif, perlu megah dari luar agar kesan orang bahwa kantor itu benar-benar hebat. Juga bentuk kantor dan warna harus sesuai dengan alam sakelilingnya. Kebanyakan kantor itu warnanya menyolok atau sudah jelek sekali karena tidak pernah dirawat, kotor, dan suram.

Kantor yang demikian bukan suatu kantor yang representatif. Kalau kantor yang representatif akan menarik kalayak ramai untuk mendatanginya, misalnya kantor Bank itu bagus, bersih, pasti menarik nasabahnya.

2. Lingkungan kantor

Yang dimaksud dengan lingkungan kantor disini yaitu letak kantor itu harus sesuai dengan lingkungannya Misalnya kantor terletak di sebelah bioskop, jelas mempongaruhi sekali alam Iingkungannya, itulah sebabnya sekarang, pemerintah membuat peraturan agar kantor terletak   tidak   didekatkan dengan pemukiman. Pekarangan agar selalu diperhatikan, pagar yang rapi dengan warna cat yang bagus, dan juga sangat mempengaruhi keindahan lingkungan.

3. Petunjuk jenis pekerjaan

Biasanya pada suatu kantor yang besar dengan berbagai bagian-bagian, biro, seksi, yang sangat rumit perlu dilengkapi dengan petunjuk-petunjuk berupa papan nama yang jelas agar mudah diketahui. Pada papan itu dijelaskan jenis pekerjaan di tiap-tiap ruangan.

Hal ini untuk mengatasi jika ada tamu tidak selalu bertanya-tanya siapa yang dicarinya atau ruangan mana yang akan ditemuinya. Untuk melengkapinya perlu dituliskan nama-nama pejabat pada papan nama di depan pintunya serta jabatannya.

4. Kebersihan alat

Alat-alat seperti meja tulis, kursi, mesin tik, dan almari-almari yang ada di ruangan itu hendaklah selalu bersih dan teratur letaknya. Tempat-tempat surat masuk dan surat-surat keluar hendaknya terletak di atas meja untuk memudahkan dalam mengambilnya bila diperlukan.

Juga disediakan tempat-tempat abu rokok bagi mereka yang merokok, demi kebersihan lantai. Disediakan pula tempat sampah agar kertas-kertas tidak berserakan di mana-mana. Bekerja hendaklah sistematis agar semua pekerjaan tidak tertumpuk.

5. Pelayanan tamu

Cara menerima tamu juga turut memberikan kesan yang baik tentang suasana kantor. Kesan dan sikap pertama yang diperoleh tamu seringkali menentukan bagi hubungan baik antara tamu dan kantor yang bersangkutan. Kantor harus menyediakan ruang tamu yang baik untuk menerima tamu. Mulai dari penjaga kantor harus bersikap sopan pada setiap tamu yang datang.

Karyawan yang tidak sopan dan acuh akan membahayakan nama baik kantor. Ada motto mengatakan bahwa: "Tamu itu adalah raja", dan sangat perlu untuk menghormatinya. Adalah tidak pantas, jika tamu itu tidak dihormati dan dibiarkan saja. Jika ada tamu, hendaklah mempersiapkan masuk dan duduk. Jika mungkin di mana tamu diterima hendaklah di ruangan tamu khusus.

Sediakanlah kursi tamu yang baik, penerangan yang cukup, dan hiasan atau gambar dinding yang bagus agar tamu dapat duduk sambil menunggu dengan nyaman. Jika mungkin menyediakan pesawat telepon di ruangan tamu, agar keperluan yang mendadak dapat teratasi dengan tidak mengganggu telepon kantor.

Penulis:
Dr. Hery Sawiji, M.Pd. (Dosen S-1 dan S-2 Pendidikan Ekonomi FKIP UNS Solo)

Bagikan ke yang lain: Facebook Twitter Google+

Artikel Terkait: