Pengertian dan Sifat-sifat yang Harus Dimiliki Kepala Kantor (Office Manager)

Yang dimaksud dengan kepala kantor atau office manager yaitu seseorang yang bertanggung jawab atas terselenggaranya pekerjaan kantor.

Kedudukan seorang office manager sangat penting, oleh karena office manager itu anggota pimpinan, dan ia merupakan mata rantai komando yang terakhir dari pimpinan yang tertinggi. Dia berkewajibanmengawasi bahwa pekerjaan kantor terlaksana dengan sebaik-baiknya, dan segala kebijaksanaan yang telah digariskan pimpinan benar-benar dilaksanakan.

Kedudukan office manager juga penting oleh karena dia merupakan bagian bawahan anggota pimpinan yang selalu dihubungi tiap-tiap hari. Sehingga moral dan kemauan kerjasama diantara mereka sangat tergantung kepadanya. Dan pula ia mempuyai tugas membantu memberikan nasehat dan melatih bawahannya, dan pada akhirnya tercapai tidaknya efisiensi di kantor tergantung pula kepadanya.

Oleh karena itu office manager mempunyai kedudukan yang sulit. Ia juga disebut “man in the middle”; ia harus menghadapi dua pihak, mewakili bawahan dan juga mewakili pimpinan. Tentu saja tanggung jawab utamanya adalah kepada pimpinan, tetapi apabila ia melupakan tugasnya kepada stafnya, ia akan disebut sebagai “a bad office manager”.

Sumber Gambar: bestofsampleresume.com

Pada alinea di atas diterangkan, bahwa kepala kantor mempunyai kedudukan yang penting. Oleh sebab itu, dia harus dipilih dari beberapa orang yang memiliki kemampuan dan atau keterampilan lebih dibanding denan orang lain (bawahannya). Dengan kata lain, untuk diangkat sebagai kepala kanor ia perlu memiliki sifat-sifat tertentu.

Menurut J.C Denyer seorang office manager harus memiliki sifat-sifat sebagai berikut:

1. Ia harus memiliki pengetahuan dan pengalaman (education and training) yang cukup 
2. Ia harus memiliki tempramen yang sesuai dengan pekerjaannya 
3. Ia harus mempunyai kemampuan untuk mendelegasikan kewenangannya 
4. Ia harus mempunyai “good powers of organization”. 
5. Ia harus mempunyai kemampuan untuk melihat segala itu “in the round”. 
6. Ia harus mempunyai sifat kepribadian (personal qualities) yang diperlukan di dalam melaksanakan tugasnya. Misalnya; anthusiasme, sincerity, tact dan self control.

Di atas itu semua sifat yang terpenting yang harus ada pada seorang office manager adalah “leadership”, yaitu the ability to enthuse, to inspire, and guide subordinates. Inti dari leadership adalah “The ability to get the best out of people, as well as getting them to work as a tam instead of as individuals”.

Sumber:

Dr. Hery Sawiji, M.Pd. (Dosen S-1 dan S-2 Pendidikan Ekonomi FKIP UNS).

Bagikan ke yang lain: Facebook Twitter Google+

Artikel Terkait: